Mes: noviembre 2016

Herramientas para la Gestión de Proyectos

Posted on Actualizado enn

Recientemente en algún foro de Gestión de proyectos ha vuelto a surgir el debate en torno a cuales son las mejores herramientas informáticas para la gestión de los proyectos, y si pudiera ser suficiente con las típicas herramientas de escritorio (Procesador de texto, Hoja de cálculo, herramientas de diagramación, etc.)

Hay que reconocer que dichas herramientas pueden ayudar considerablemente en la gestión de un proyecto (Acta de Inicio, Gestión de Requisitos, Plan de Comunicación, Presupuesto, Gestión de Sakeholders, Análisis de riesgos, etc.), y para ello existen numerosas plantillas.

Además, tienen la ventaja dpersona-conectadae que son herramientas conocidas y usadas por la mayoría de los miembros de los equipos.

Pero cuando aumenta la complejidad de los proyectos, la utilización de herramientas específicas de Gestión de Proyectos pueden aportar mucha utilidad y evitar quebraderos de cabeza.

Por ejemplo, la utilización de una buena herramienta específica de Gestión de Proyectos es clave cuando tenemos un portfolio de proyectos amplio, recursos diversos y compartidos entre varios proyectos, cambios de la línea base, fuentes de datos diversas (costes y esfuerzos).

En estos casos, dichas herramientas permiten:,

  • Recogida sencilla de datos procedentes de diferentes fuentes (por ejemplo todos los costes desde un ERP) para su integración y posterior análisis (gráficos, Informes…),
  • Evitar los datos dispersos e incoherente entre ellos (redundancias, cada uno maneja sus propios datos, datos desactualizados, contradictorios),
  • Facilita compartir datos e información sobre el estado del proyecto entre los diversos miembros del equipo,
  • Diferentes accesos según cada rol en el proyecto, para evitar errores,
  • Apoyo para equilibrar recursos y esfuerzos (nivelación de recursos, etc.)
  • Actualización automática de calendarios y cronogramas,
  • Realizar proyecciones de futuro en función de diferentes escenarios (que pasaría si..),
  • Etc.

Muchas de estas funcionalidades son difíciles de conseguir con las herramientas de escritorio.

Pero, también tienen sus inconvenientes:

  • Adaptación de la herramienta a nuestra forma trabajar (formación, curva de aprendizaje, carga de datos, registro de profesionales y recursos, etc.)
  • Implica dedicación para la gestión de la propia herramienta,
  • Coste.

Por ello, antes de tomar la decisión de implantarla, es necesario realizar un estudio de oportunidad en cada organización. Primero tienen que definir la forma en que quieren abordar sus proyectos (método, buenas prácticas) y luego elegir la(s) herramienta(s) más apropiadas (diagnóstico de necesidades, beneficios y ahorros que aporta, inconvenientes, tiempo de implantación, calendario, etc.).

AUTOR: Fernando García