La importancia de la Gestión de Proyectos en las Organizaciones

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En muchos casos, la forma clásica de organización mediante una estructura jerárquica y por departamentos, no es la más adecuada para responder a la rapidez de los cambios que se está produciendo en el mercado y en el entorno social, y conseguir los objetivos empresariales.

Cada vez mas, las organizaciones tienden a organigramas más planos y organizados por equipos muy enfocados al cliente, y a objetivos concretos, antes que estructuras funcionales orientadas a la mera realización de tareas individuales dentro de los procesos operativos.

De hecho, muchas de las actividades que se realizan en las organizaciones se enmarcan dentro de proyectos, entendiendo como tales “un esfuerzo de carácter temporal llevado a cabo con objeto de crear un producto o servicio único”.

Así por ejemplo, los proyectos constituyen el núcleo de muchas iniciativas estratégicas. Es una forma de desplegar las estrategias y alcanzar los objetivos estratégicos establecidos.

Estrategia a Proyectos

Como explica Mark A. Langley en el último informe “Pulso de la Profesión 2018” emitido por PMI (Project Management Institute) “Los directores de proyectos son cada vez más imprescindibles a medida que las organizaciones continúan reconociendo que la estrategia se implementa a través de proyectos y programas”,

Asimismo, las empresas también desarrollan proyectos para atender la demanda y proporcionar muchos productos específicos (Ej. Proyectos llave en mano) para sus clientes (Ingenierías, TICs, Construcción, etc.). También, el despliegue de la innovación, como por ejemplo el desarrollo de nuevos productos y servicios, y llevar adelante la transformación empresarial y digital, se llevan adelante y se gestionan mediante proyectos. En otras palabras, los proyectos son una forma práctica de implantar la Gestión Avanzada en muchas organizaciones.

Esta forma de organizarse y trabajar por proyectos se ha demostrado eficaz para lograr objetivos en el tiempo, y proporciona una mayor flexibilidad a las organizaciones. Además, al impulsar el trabajo en equipo y compartir objetivos, permite incorporar elementos de motivación  para las personas, como la Autogestión (empoderamiento) y el Sentido de Pertenencia.

Cambio cultural y de los procesos de trabajo.PMBOK Portada

Para asegurar el rendimiento y eficiencia de los proyectos, existen buenas prácticas de trabajo, tanto para organizarse por equipos, como para abordar las fases y áreas de conocimiento (acta de constitución, alcance, planificación, gestión del tiempo, gestión de riesgos, comunicación)  que han demostrado su eficacia (Ejemplo PMBOK) y que tanto los miembros de los equipos como los líderes deberían de incorporar en su gestión.

Pero cambiar la forma de trabajar en las organizaciones no siempre es sencillo. Esto supone un cambio que no solo implica formación y adquirir las competencias necesarias para gestionar/participar en proyectos, sino un cambio cultural del enfoque a proyectos, utilizar el mismo lenguaje (homogeneización), que permita no solo conocer las técnicas y herramientas apropiadas, sino tener criterio para ajustarlas y utilizarlas en cada proyecto concreto.

Mejoras cuantitativas y cualitativas

Los estudios realizados (PMI: Pulso de la profesión-2018), así como mi propia experiencia, indican que las organizaciones con una madurez/cultura alta en la Gestión de Proyectos, mejoran significativamente la gestión de los proyectos y los ratios de éxito de los mismos, comparando con empresas con bajos niveles de conocimiento:

Tabla Pulso PMIPMI-Pulso de la Profesión 2018

  • Mayor visibilidad sobre el estado del proyecto,
  • Mayor implicación de los Grupos de Interés (Stakeholders),
  • Proyectos más alineados con la estrategia de la empresa,
  • Equipos del proyecto alineados con los objetivos del proyecto,
  • Casi un 30% mas de proyectos finalizados en plazo,
  • Mas de un 20% de proyectos dentro del presupuesto,
  • Mas de un 20% de proyectos que logran los objetivos planteados

AUTOR: Fernando García

LinkedIn: es.linkedin.com/in/fernandogarciafgg

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