Mes: febrero 2019

Gestión Ágil de Proyectos: Cuándo y Cómo aplicarla

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Introducción

El desarrollo ágil de proyectos surgió en el ámbito de entornos de desarrollo de software, como alternativas a las metodologías formales (CMMI, Spice), puesto que se consideraban muy burocráticas, y “pesadas” de aplicar en muchos casos. Hay que precisar que el concepto de agilidad surgió teóricamente en los años 1990 en Manufacturing.

Por ejemplo, en situaciones de alta incertidumbre VUCA (Volatilidad, Incertidumbre, Complejidad Ambigüedad), y por lo tanto, en entornos  difíciles de predecir, realizar una planificación detallada desde el principio (enfoque predictivo tradicional) es poco útil. Desconocemos demasiados elementos del entorno del proyecto (requisitos, riesgos, etc.). En un contexto que cambia rápidamente, lo que funciona hoy puede no funcionar mañana.

Entrando en la definición, “las metodologías ágiles son aquellas que permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto, consiguiendo mayor flexibilidad e inmediatez en la respuesta para adaptar el proyecto y su desarrollo a las circunstancias específicas del entorno” (Ej. cliente, mercado).

Esto pasa en muchos proyectos de desarrollo de software, cuando el cliente inicialmente no sabe con exactitud lo que quiere (requisitos) y necesita irlo madurando durante el desarrollo del proyecto. Para ello se utilizan diferentes técnicas como maquetas o prototipos que ayuden a perfilar la solución. Lo mismo sucede con proyectos que involucran el desarrollo nuevos productos o servicios para lanzarlos al mercado.

En general, los enfoques ágiles funcionan bien en proyectos con alta incertidumbre:

Agile Alliance

  • Donde se utilizan nuevas tecnologías, herramientas o materiales,
  • Requieren investigación, pruebas, adaptación y desarrollo (Ej. Proyectos de Innovación),
  • Están sujetos a muchos cambios (por ejemplo cambios de mercado o requisitos de negocio),
  • No se dispone de requisitos y/o riesgos desconocidos,
  • Los objetivos y la solución a desarrollar no están bien definidos.

En estos casos es difícil de establecer una planificación detallada desde el principio, siguiendo el enfoque predictivo tradicional.

Enfoque pensamiento Ágil

Pero este tipo de proyectos también hay que gestionarlos. Por ello, e inicialmente para los proyectos de desarrollo de software, se definió el manifiesto ágil que pretende poner orden en este tipo de proyectos.

El pensamiento ágil se basa en 4 Valores:

  1. Valorar más a los individuos y sus interacciones que a los procesos y las herramientas
  2. Valorar más el software funcionando que la documentación exhaustiva
  3. Valorar más la colaboración con el cliente que la negociación contractual
  4. Valorar más la respuesta ante el cambio que seguir un plan

A partir de ellos se derivaron 12 de principios:

El Pensamiento Ágil

  • Nuestra principal prioridad es satisfacer al cliente a través de la entrega temprana y continua de software con valor.
  • Aceptamos que los requisitos cambien, incluso en etapas tardías del desarrollo. Los procesos ágiles aprovechan el cambio para proporcionar ventaja competitiva al cliente.
  • Entregamos software funcional frecuentemente, entre dos semanas y dos meses, con preferencia al período de tiempo más corto posible.
  • Los responsables del negocio y los desarrolladores trabajamos juntos de forma cotidiana durante todo el proyecto.
  • Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados. Hay que darles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo.
  • El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara.
  • El software funcionando es la medida principal de progreso.
  • Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenido. Los promotores, desarrolladores y usuarios debemos mantener un ritmo constante de forma indefinida.
  • La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad.
  • La simplicidad, o el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.
  • Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos auto-organizados.
  • A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para, a continuación, ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.

Más información: es.wikipedia.org/wiki/Manifiesto_ágil

El pensamiento ágil se complementa con un conjunto de técnicas y buenas prácticas que han demostrado su eficacia para llevar adelante estos principios, como por ejemplo:

  • Kanban: Se centra en el flujo de trabajo. Se caracteriza por la utilización de tableros físicos verticales, donde se despliegan tarjetas, para facilitar la visualización del flujo de trabajo, y la coordinación del equipo para conseguir un flujo de trabajo regular y sin cuellos de botella. El método Kanban viene de Lean Manufacturing y tiene la ventaja de que se puede comenzar su aplicación en cualquier proyecto con relativa facilidad, y ayuda a implantar otras técnicas ágiles.Imagen Kanban
  • SCRUM: Marco de trabajo para un equipo en el enfoque iterativo, donde se establecen los roles de los equipos y mecanismos para desarrollar los proyectos. Se caracteriza por periodos de tiempo cortos de entrega de resultados al cliente “Sprint”, y de esta forma, facilitar el feedback del cliente. Se combina con retrospectivas de aprendizaje al final de cada Sprint.
  • Equipos Autogestionados/Autorganizados: Equipos con autonomía para liderar y asumir la responsabilidad de los resultados del proyecto. La experiencia demuestra que el desarrollo de la confianza y las relaciones entre los participantes, mejora la competencia del equipo, y ayuda a proporcionar mejores soluciones.
  • Reuniones Diarias de Pie: Reuniones diarias cortas del equipo, centradas en la coordinación del equipo y el descubrimiento de potenciales problemas.
  • Retrospectivas: Reuniones que permiten al equipo aprender y mejorar su propio funcionamiento. Es una forma concreta de llevar adelante el proceso de “Gestión del Conocimiento del Proyecto” de PMBOK.

Si bien inicialmente el enfoque ágil estaba muy orientado a proyectos de desarrollo de software, actualmente se ha comprobado que puede ser muy eficaz el aplicarlo a otros proyectos (Innovación, Transformación Digital) siguiendo los criterios que vamos a comentar.

Ágil y PMBOK-6

La nueva versión de la guía PMBOK 6ª Edición incorpora también directrices para aplicar el enfoque ágil en los proyectos, así, en cada área de conocimiento existe un apartado sobre “Consideraciones para proyectos ágiles/Adaptativos”.

Artículo: Cambios en la sexta edición de la Guía PMBOK® de Gestión de Proyectos

El PMI también ha editado una “Guía Práctica de Ágil”, que complementa la Guía PMBOK, para lograr una mayor comprensión de los enfoques ágiles en la gestión de los proyectos. Su contenido es el siguiente:

  • Una introducción al entorno Ágil. Donde se describe el entorno de incertidumbre donde se desarrollan muchos proyectos, la mentalidad ágil, y su relación con el pensamiento Lean, Kanban y la gestión de la incertidumbre y el riesgo.
  • La selección del Ciclo de Vida: Donde se analiza cual es el ciclo de vida más apropiado a utilizar dependiendo de las características del proyecto (definición de requisitos, incertidumbre y riesgos, stakeholders, gestión de cambios, etc.).Guías PMBOK 6
  • Implementación: Cómo crear el entorno y la cultura Ágil, el liderazgo para la creación de equipos autogestionados. El funcionamiento y roles de los equipos, así como los espacios para la colaboración.
  • Implementación: Entregas en un entorno Ágil: Constitución del proyecto, las prácticas ágiles más comunes (Retrospectivas, Lista de Trabajos pendientes, Reuniones Diarias, Iteraciones, etc.). Solución a los problemas que resuelve y las métricas a utilizar.
  • Consideraciones Organizacionales a tener en cuenta: Gestión de los cambios organizativos y el cambio de cultura necesaria, las adquisiciones, las prácticas de negocio, coordinación entre diferentes equipos, la relación con la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).
Como implementar la agilidad en nuestras organizaciones

En primer lugar, es importante no confundir el enfoque Ágil con la falta de gestión, es decir, dejar el proyecto en manos de la improvisación, lo que se conoce como ASM (A Salto de Mata). El enfoque Ágil  no invalida los procesos de PMI, sigue siendo necesario llevar adelante cada uno de los procesos (la gestión de requisitos, planificación, el seguimiento, la gestión de cambios, gestión del conocimiento, etc.), pero con diferentes niveles de detalle y de acuerdo con ciclos de entrega más cortos.

Lo mismo sucede con la documentación y las herramientas. Se trata de seleccionar las necesarias (la que aporta valor de acuerdo a los 12 principios establecidos) y en el formato que mejor ayude a funcionar en cada proyecto (Tableros Kanban, Herramientas de Trabajo en Equipo, etc.).

El punto clave es saber cuándo aplicar los enfoques ágiles, y tener criterios claros para adaptarlos eficientemente en nuestros proyectos. La agilidad por si misma no es una meta. No se trata de aplicar agilidad porque si, o porque está de moda, sino entender sus principios y utilizarlo en aquellos proyectos donde ha demostrado que es más eficaz para conseguir los resultados y objetivos perseguidos.

En primer lugar, el equipo (o la PMO – Oficina de Gestión de Proyectos, si existe) tiene que determinar el ciclo de vida de la gestión mas apropiado para cada proyecto, es decir, el que proporciona mayor probabilidad de éxito.

Podemos distinguir varios ciclos de vida:

  • Predictivo: Es el clásico enfoque en cascada.
  • Iterativo: Se trata de obtener una retroalimentación temprana a partir de un trabajo aun sin terminar.
  • Incremental: Se trata de proporcionar cuanto antes las funciones que aportan mas valor al cliente de forma que las pueda utilizar de inmediato (Ej. Time to Market)
  • Híbridos: En algunos proyectos se mezclar varios de los ciclos anteriores en diferentes fases del proyecto.

Ver artículo: Selección del Ciclo de Vida en la gestión de un Proyecto

Recomendaciones para aplicar el enfoque Ágil

Desde luego, no tengo una receta perfecta, pero existen lecciones aprendidas de experiencias de implantación que pueden ser útiles:

  • Entender la cultura de la organización, y su posición ante el cambio. Conocer las prioridades de los diferentes grupos de Interés (Dirección, Equipos de Proyecto, Departamentos, Entorno del negocio, tipos de proyectos, etc.), para evaluar la oportunidad y establecer las técnicas y la velocidad de aplicación.
  • Educar a gerentes y líderes en mentalidad ágil. Si no entienden lo que significa, supone una gran barrera para el cambio. Hay que asegurar el posicionamiento a favor del cambio y que este este posicionamiento sea activo.
  • Prepararse para el cambio. Patrocinio de la Dirección. Prácticas de gestión del cambio. Los enfoques ágiles encajan bastante bien con empresas formadas en metodologías Lean.
  • Definir los criterios de aplicación. En qué tipo de proyectos podemos aplicarlo en nuestras organizaciones. El equipo de soporte (o la PMO) debería tener dichos criterios y orientar en la decisión. Identificar en que proyectos predominan determinadas características como la velocidad y la flexibilidad, sobre los típicos objetivos de alta calidad o coste.
  • CambioFormar a los equipos en el enfoque ágil y en las técnicas y buenas prácticas asociadas. Hay que preparar a los equipos en nuevas dinámicas de trabajo y preparar el entorno/contexto. Empoderar a los equipos. Solo en entornos de autogestión pueden los equipos sentirse seguros, reflexionar y aprender. Esta demostrado que en estos entornos aumenta significativamente la motivación. En organizaciones muy funcionales/departamentales puede ser más complicado establecer equipos multifuncionales y autogestionados. Sin la formación adecuada, el desafío y cambio de mentalidad que supone, puede provocar una potente resistencia al cambio.
  • La adopción de la agilidad debe estar basada en el conocimiento, en las experiencias y buenas prácticas que han funcionado bien en otras organizaciones, y no en el mero instinto.
  • La tecnología puede ser un buen facilitador (Herramientas Kanban, etc.) pero nunca el conductor o determinante del cambio.
  • Llevar adelante un Proyectos piloto para preparar y foguear a los equipos de proyecto y aprender. Introducción gradual de prácticas ágiles donde sea posible. Esto puede ayudar en el cambio cultural y seguramente facilitar los cambios organizativos. El cambio es disruptivo y nada fácil de llevar adelante, hay que ser conscientes de que muchas organizaciones han fracasado.
  • Aprender y mejorar durante el propio proyecto, y de los proyectos fallidos.
  • Definir una hoja de ruta: Definir cómo hacer la transición (método completo, o gradual, ejemplo tableros Kanban).
  • El Mentoring o apoyo externo puede ser de gran ayuda en la implantación (mejoras de hasta un 35% de éxito en las implantaciones).
  • Hay que ser consciente que la adopción de metodologías ágiles por si mismo no garantiza el éxito de los proyectos. Ejemplo en el Reino Unido
Fuentes
  • Guía PMBOK® (Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos), PMI®
  • Guía Práctica de Ágil, PMI®
  • The Agile Enterprise, Dan S. Roman

AUTOR: Fernando García

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