Mes: marzo 2019

Selección del Ciclo de Vida de un Proyecto

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Como ya abordé en otro artículo, un punto clave a la hora de abordar un proyecto es saber cuándo aplicar los enfoques ágiles, y tener criterios claros para adaptarlos eficientemente en nuestros proyectos . La agilidad por si misma no es una meta. No se trata de aplicar agilidad porque si, o porque está de moda, sino entender sus principios y utilizarlo en aquellos proyectos donde ha demostrado que es más eficaz para conseguir los resultados perseguidos. Gestión Ágil de Proyectos: Cuándo y Cómo aplicarla

Selección del Ciclo de Vida

En primer lugar el equipo (o la PMO – Oficina de Gestión de Proyectos, si existe) tiene que determinar el ciclo de vida más apropiado para cada proyecto, es decir, el que proporciona mayor probabilidad de éxito.

Podemos distinguir varios ciclos de vida:

Predictivo:

Es el clásico enfoque en cascada. Cuando se conocen los requisitos desde el comienzo, la mayor parte de la planificación se puede realizar inicialmente por adelantado, luego se ejecutan las tareas siguiendo la planificación, y se entregan los resultados. Puesto que el recorrido es conocido y predecible, permite planificar y ejecutar las actividades optimizando recursos y tiempos. Se aplica por ejemplo en muchos de los proyectos de ingenierías, construcción y proyectos “llave en mano”.

En este tipo de industrias, puesto que tienen un gran número de experiencias previas, los ciclos de vida y metodologías de trabajo probadas, representan un activo importante de las organizaciones.

Ciclo en Cascada

Iterativo:

Su objetivo es obtener una retroalimentación temprana a partir de un trabajo aun sin terminar. Por ejemplo, la elaboración de prototipos que ayudan a validar la viabilidad de un nuevo producto, permite obtener un feedback del cliente, o detectar como lo percibe el mercado. Mas que definir unos requisitos detallados, se trata de detectar las soluciones más apropiadas a problemas existentes, y para ello presentar algo rápido al mercado que lo valida o rechaza. Normalmente implica cambios frecuentes a los requisitos.

Por ejemplo, la metodología Design Thinking aplica este enfoque. Cuando existe un problema o una oportunidad establece una serie de pasos para descubrir/diseñar la mejor solución o productos innovadores. Así plantea una primera fase de para entender el problema (empatizar y definición del problema), una segunda fase de explorar/diseñar soluciones (creatividad, idear, prototipar, probar), para validar o descartar el producto al menor costePuesto que el producto/solución a desarrollar no está claramente definido, se prioriza la creatividad y el aprendizaje en el proceso antes que la velocidad de entrega.

Design Thinking

En caso de éxito en las pruebas, y su aceptación, posteriormente se llevaría adelante una  tercera fase de Implementación que implica una mayor inversión, pero con un menor riesgo asociado.

Dentro de Lean Start Up, un ejemplo de iteración es el desarrollo del Producto Mínimo Viable (PMV). Se trata de lanzar un nuevo producto al mercado con el mínimo esfuerzo (centrándose en las características relevantes del producto), para evaluar las posibilidades de aceptación frente a los consumidores. El objetivo es evaluar las hipótesis fundamentales de un potencial negocio, y aprender rápidamente sin arriesgar demasiado, antes  de lanzarse a inversiones más costosas.

Incremental:

En este enfoque, se trata de proporcionar cuanto antes las funciones que aportan más valor al cliente de forma que las pueda utilizar de inmediato. En algunos casos, el esperar hasta tener una solución completa a un problema, o un producto nuevo para el mercado, puede retrasar su utilización e impedir aprovechar oportunidades de negocio, o por ejemplo llegar al mercado más tarde que la competencia.

Ciclos de Vida Incremental

Como en el caso del Producto Mínimo Viable, el equipo puede optar por entregar una parte o subproducto del producto final que pueda ser validado por el cliente final. La retroalimentación del cliente ayuda a entender mejor sus necesidades para las siguientes partes o versiones del producto. De esta forma se realizan entregas parciales del, a sabiendas de que no está completo, pero que va cubriendo los requisitos más importantes.

En alguno de nuestros proyectos de mejora en la gestión, con el objeto añadido de conseguir una certificación ISO 9001 en una empresa, desarrollamos inicialmente aquellos aspectos que consideramos más valiosos (Planificación Estratégica, Riesgos, Procesos Clave) y los entregamos rápidamente. El objetivo era aportar valor rápidamente y facilitar la retroalimentación del cliente sobre la forma en que la organización asimilaba el nuevo enfoque y los cambios. Además, este tipo de entregas incrementales nos permitió detectar dónde el cliente percibía más valor, y por lo tanto dónde había que dedicar más esfuerzo.

En el caso de desarrollo de software, por su propia naturaleza es posible que cada parte (módulos de valor) se pueda desarrollar, probar y validar, e ir integrando con el resto de módulos en etapas sucesivas.

Por ejemplo, el marco de trabajo SCRUM es un marco incremental-iterativo, dónde se establecen los roles de los equipos y mecanismos para llevar adelante muchos de los proyectos de desarrollo de software. Se caracteriza por periodos de tiempo cortos de entrega de resultados al cliente (Sprint), donde se proporciona un subproducto. De esta forma, facilita el feedback del cliente y de esta forma nos ayuda a entender mejor sus necesidades y prioridades para orientar la siguiente entrega. Se combina con retrospectivas de aprendizaje al final de cada Sprint.

Sin embargo, hay que ser conscientes de que no todos los productos tienen esas características modulares y permiten entregas incrementales.

Cada ciclo de vida tiene sus aspectos diferenciales respecto a los factores de Requisitos, Entregas, Cambios, implicación de los Stakeholders, Riesgos y Costos.

Ciclos de Vida Ágil

Híbridos:

Proyectos Híbridos

En algunos proyectos se mezclar diferentes enfoques en los mismos proyectos. Se puede combinar enfoque iterativo por ejemplo en la fase de desarrollo de requisitos, o búsqueda de un diseño, y predictivo una vez que determinado la solución a desarrollar y se trata de fabricarla e implantarla.

En realidad, la mayoría de los proyectos aplican una combinación de todos ellos.

La conclusión es que para elegir el ciclo de vida más apropiado a aplicar para incrementar el éxito del proyecto es necesario:

  • Conocer bien las características de los proyectos a desarrollar (proyectos de ingeniería, de desarrollo de software, proyectos de innovación, etc.),
  • Su grado de incertidumbre y predictibilidad,
  • Los diferentes ciclos de vida y experiencias anteriores de aplicación en proyectos similares,
  • Disponer de conocimiento y criterios de Gestión de Proyectos.

Fuentes

  • Guía PMBOK® (Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos), PMI®
  • Guía Práctica de Ágil, PMI®
  • “Cómo llegar a ser una empresa innovadora”. Generalitat de Catalunya (2015)

AUTORFernando García García

LinkedIn: es.linkedin.com/in/fernandogarciafgg

Twitter: @fer_gargar

Jornada: “EL RETO DE PM² Y PMI EN EUROPA. HACIA UN LENGUAJE COMÚN EUROPEO EN LA ECONOMÍA DE PROYECTOS”

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El 28 de febrero, en el Branch del PMI en el País Vasco, organizamos una jornada junto con ESDEN Business School para abordar la metodología PM² (Project Management Methodology) para la Gestión de Proyectos desarrollada por la Comunidad Europea, y su comparación con PMBOK.

Durante la jornada se presentó los orígenes, principios y estructura de PM²,  así como de las diferencias y similitudes fundamentales con PMBoK.

La Comisión Europea es consciente de la gran cantidad de proyectos que gestiona y la importancia de asegurar el valor de sus inversiones.Estiman que mas del 13% de la inversión se pierde. Hay que tener en cuenta, por ejemplo que el presupuesto de previsto para 2019 supera los 150.000M de Euros, y una buena parte de él se destina a proyectos.

Se abordaron diferentes aspectos de PM² cómo por ejemplo:

  • La estructura general de la metodología, mas simple e intuitiva que PMBoK,
  • Imagen PM2 ESDENLos objetivos que persigue, centrada en generar valor,
  • Cuales son los valores, actitudes y comportamientos que apoya,
  • Los pilares en que se basa: Gobernanzaciclo de vida (similar a PMBoK), procesosartefactos,
  • Pone a disposición numerosos artefactos (similares a plantillas) prácticos para su uso en diferentes procesos,
  • Las fuentes de información, sitios Web para acceder a los elementos de la metodología ya publicados y disponibles (ver la presentación),
  • Cómo puede ésta propuesta de la Comisión Europea afectar a las empresas y profesionales en sus negocios y proyectos de ámbito europeo,
  • ¿Puede ser obligatoria en un futuro para los proyectos europeos?.

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