Inteligencia competitiva: Vigilancia y Prospectiva

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El contexto externo clave para la Innovación

Uno de los elementos clave de cualquier organización es tener sensibilidad ante el entorno en que se mueve y los verdaderos desafíos a los que se enfrenta.

Por ello, conocer el contexto en que se mueve la organización, tanto el contexto interno (capacidades, necesidades, etc.) como el contexto externo es fundamental para mejorar la toma de decisiones.

Así lo recoge la norma ISO 166002 y la UNE-CEN/TS 16555-1, que definen los requisitos de un Sistema de Innovación, en su capítulo 4 Contexto de la Organización.

En este artículo voy a abordar una forma (lo que hacemos nosotros) de llevar a cabo la vigilancia competitiva, es decir, como realizar el seguimiento de aquellos aspectos que no están bajo el control de la propia organización, y que determinan en muchos casos los desafíos y oportunidades que la organización tiene que considerar, para poder decidir las actuaciones mas pertinentes. El conocer y saber interpretar el entorno es un elemento clave para poder aplicar la innovación con éxito.

La organización tiene que estudiar y analizar regularmente su entorno, para identificar los desafíos presentes y establecer las previsiones futuras (prospectiva), y detectar oportunidades de negocio.

Como recoge la norma, este análisis externo debe tener en cuenta, entre otros, los siguientes elementos:

  • aspectos del mercado (necesidades de los usuarios, productos sustitutivos, competencia, socios, proveedores, etc.);
  • aspectos técnicos (normas, propiedad intelectual e industrial, , desarrollos científicos, etc.);
  • aspectos políticos (legislación, reglamentaciones, interacción con la administración pública, etc.);
  • aspectos económicos (situación macroeconómica, oportunidades de obtención de fondos y de deducciones fiscales, etc.);
  • aspectos sociales (demografía, diversidad, tendencias, impacto de la sostenibilidad, desempleo, aspectos culturales, etc.), que configuran el marco de trabajo.
  • Aspectos tecnológicos (tecnologías emergentes que nos ayuden en la transformación digital y que añadan valor a nuestros productos y servicios)

Y de todos ellos, focalizarnos en aquellos alineados con la estrategia de la empresa, y teniendo en cuenta nuestras capacidades de tiempo y coste.

Para ello, es necesario establecer el proceso interno necesario para lograr gestionar la captura de toda la información externa de forma eficiente y lograr que apoye y mejore la toma de decisiones.

Con la ayuda de Innobasque (Agencia Vasca de la Innovación), durante 2020 varias empresas hemos estado mejorando nuestro proceso de Vigilancia Competitiva y prospectiva. Es decir, asegurar que tenemos las antenas y ojos bien abiertos para detectar, identificar y analizar el entorno, así como para gestionar la información obtenida, y mejorar así nuestra toma de decisiones (menores riesgos), anticiparse a los cambios, y detectar oportunidades.

Describo brevemente nuestro proceso de Vigilancia:

1.- Identificación de Necesidades y Aspecto Críticos.

Hemos definido los aspectos mas relevantes a vigilar:

  • Productos asociados a nuestro porfolio de Productos/Servicios. Mejora de la Gestión Empresarial (Estrategia, Organización y Mejora de Procesos, Modelo de Negocio, Gestión de Proyectos, Procesos de Innovación, etc.).
  • Métodos, nuevas metodologías y procesos, y nuevas tecnologías asociadas a nuestro funcionamiento y servicio.
  • Necesidades y demandas esperadas o manifestadas por las partes interesadas, principalmente Clientes, Proveedores, Administración.
  • Evolución Socioeconómica, Legislativa/Normativa, Ayudas a Empresas, etc.
  • Oportunidades asociadas a nuestros conocimientos y competencias (Servicios adyacentes a los que ya ofrecemos).

2.- Identificación Fuentes de Información

Hemos definido las principales fuentes de información a utilizar:

  • Contactos (tanto formales como informales) con clientes. Consultar regularmente e identificar sus necesidades y expectativas, que pueden ser explícitas o implícitas.
  • Seguimiento e implicación de las partes interesadas y referentes. Por ejemplo, socios, proveedores, distribuidores, centros de investigación clusters, agencias públicas, etc.
  • Competidores.
  • Fuentes documentales accesibles (Internet + Revistas).
  • Congresos, seminarios, ferias, etc.
  • Estudios y Análisis existentes sobre tendencias a futuro, publicaciones especializadas.

3.- Proceso de búsqueda y e identificación de recursos

Se trata de asegurar una sistemática de seguimiento para asegurar que el proceso sea sistemático y continuo en el tiempo (Responsabilidades, Periodicidad,  Tareas), donde hasta ahora hemos sido poco regulares.

Hemos establecido responsabilidades,

  • Un responsable del proceso de vigilancia
  • Cada consultor  en su especialidad/Línea de Negocio asignada
  • Partners/socios especialistas, cada uno en su especialidad
  • Comité de Dirección, integración y análisis

4.- Recogida y procesado de la información

Cada responsable procede a buscar información y a su depuración, siguiendo unos criterios básicos.

  • VALIDACIÓN: Discriminar datos, aplicando los criterios definidos para el tratamiento: pertinencia, fiabilidad, relevancia, calidad, capacidad de contraste.
  • Genera alertas al equipo cuando detecta información relevante. Se hace entrega de la información obtenida al equipo de seguimiento con la urgencia que requiera la  información.
  • Elabora de un informe/fichas al menos cada 2 meses, con los elementos mas relevante a tratar en la reunión de seguimiento.

5.- Puesta en Valor/Toma de Decisiones

Al menos cada 2 Meses se  reúne el equipo de consultores para realizar una puesta en común y analizar la información recogida.

  • Prospectiva, elaboración de nuevos escenarios que permita anticiparnos.
  • Oportunidades de negocio y crecimiento. Identificación de nuevos mercados y productos de interés.
  • Oportunidades de mejora e Innovación en nuestros procesos.
  • Identificación de potenciales colaboradores y aliados.
  • Identificación de  riesgos.
  • Cambios estratégicos.

Cuando se considera necesario, se consulta con expertos y partners.

Se define en un acta las decisiones y se identifican las posibles acciones/proyectos derivados con responsabilidades y plazos, y se integran en el Plan Estratégico.

También se revisan y definen  los elementos críticos para seguir  vigilando.

6.- Seguimiento y evaluación de resultados

Como toda sistemática, según vayamos avanzando, iremos midiendo el éxito del enfoque planteado, los problemas que surjan derivados de la falta de cultura y tiempo, y habrá que ir ajustándolo (ciclo PDCA).

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