Aprovisionamiento: Expediting

Posted on 4 agosto, 2017 Actualizado enn 4 agosto, 2017

Los materiales y los proyectos se planifican y piden para una determinada fecha. Los retrasos surgen por muy diversas causas y en cualquier momento. Para el éxito de un proyecto o para asegurar las entregas de materiales en una fecha es fundamental aplicar métodos y prácticas profesionales. El viejo enfoque de comenzar a acelerar una vez que el pedido ya está en retraso no es posible. Los compradores profesionales han desarrollado una serie de prácticas encaminadas a asegurar las entregas a tiempo. 

El «expediting» es un concepto de compra y gestión de proyectos para asegurar la calidad y la entrega de bienes y componentes en fecha. El departamento de compras o un expeditor externo controla el progreso de la fabricación con el proveedor en relación con la calidad, el embalaje y la conformidad con las normas y plazos establecidos. Así, el expedidor se asegura de que los bienes requeridos llegan en fecha señalada y con la calidad acordada y lugar convenido. El «expediting» es especialmente necesario en fabricaciones que necesitan disponer de un número grande de referencias distintas para progresar en la fabricación y el montaje ya que la falta de una sóla de las referencias impide progresar o entregar al cliente. También es muy conveniente en mercados de compra dominados por los proveedores ya que el proveeedor no ve en riesgo su negocio incluso con un nivel de entregas en retraso grande a sus clientes. También en proyectos a gran escala, por ejemplo, una planta de energía o una refinería, ya que un retraso causado por la entrega tarde o calidad deficiente pondría en riesgo el éxito del proyecto  y quizás el pago de muy relevantes penalizaciones.

Para evitar esto y minimizar riesgos potenciales, el proveedor y el cliente pueden acordar el uso de un «expedidor». Estos son  expertos de empresas especializadas en este campo, siempre al tanto de las fechas límite, supervisan el progreso en el lugar o desde sus oficinas.

Existe expediting en varios niveles:

• Control de producción: El expeditor inspecciona en la fábrica si la producción ha progresado hasta donde estaba planificado. El expedidor controla  si las auditorías y acciones de mejora se han hecho.
• Control de calidad: Los componentes son probados si funcionan como se requiere y si se hacen las mediciones de acuerdo a los estándares del cliente. Una parte de éste control de calidad puede ser la prueba del cumplimiento de las normas del país de destino.
• Verificación de embalaje / transporte: Este es el nivel más bajo y el más utilizado. Los bienes sólo se cuentan y el embalaje se controla si va a soportar el transporte (inspección pre-embarque).
• Gestión de proyectos: En un proyecto no sólo los bienes son controlados. El expedidor también verifica los plazos e hitos del proyecto. Los diferentes niveles de verificación requieren diferentes habilidades, especialistas y laboratorios, muchos facilitadores de terceros se especializan en sólo uno o varios de estos niveles, mientras que pocos ofrecen agilizar los servicios en todos los niveles.

El «expeditor» proporciona a los clientes una amplia revisión de la posición exacta de su pedido y permite activar acciones en las áreas con problemas potenciales. El expeditor de campo trabaja en el Taller del proveedor. Esto le da a los clientes una amplia revisión de la situación actual exacta de su pedido y una proyección del estado futuro. Además, en el Taller del proveeedor, los expertos pueden identificar posibles problemas y cuellos de botella que podrían conducir a posibles retrasos.

Escritorio / Teléfono. Expediting desde escritorio se llama al seguimiento telefónico del pedido. Es una herramienta importante para las empresas a fin de seguir el progreso de los pedidos. El contacto se establece en momentos específicos dentro del proceso de fabricación del pedido. Es conveniente  un breve resumen de la situación anterior a lo largo de la siguiente conversación con el proveedor. Un expedidor  experimentado evaluará muy rápidamente si la orden está progresando en consonancia con el plan o si son necesarias medidas alternativas para verificar y, presumiblemente, mejorar el progreso de la orden. El expediting desde escritorio es una herramienta para complementar el seguimiento en Taller del proveedor. Además es necesario para  hacer ver al proveedor que los retrasos en los pedidos  no serán aceptados.

Autor: Rafael Merino