La guía PMBOK® – Séptima Edición
La Guía (Guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBOK®) ha sido el recurso de referencia para ayudar a los profesionales de la Gestión de Proyectos a utilizar las mejores prácticas para aportar valor en su trabajo.
En este artículo muestro un pequeño resumen de la estructura y características de la nueva edición de la Guía PMBOK-7 para la Gestión de Proyectos.
Las rápidas mejoras en la tecnología y la necesidad de que las organizaciones y los profesionales se adapten más rápidamente a los cambios en el mercado, han hecho que nuestra profesión evolucione incorporando la oportunidad de utilizar enfoques ágiles en el desarrollo de proyectos. Los profesionales ahora tienen la responsabilidad de seleccionar el enfoque de gestión mas adecuado (predictivo, enfoque ágil, o híbrido) para hacer su trabajo y ofrecer valor.
Por ello, para que la nueva Guía PMBOK® siga siendo útil, debe reflejar esta flexibilidad y ayudar al profesional en la toma de decisiones y en la gestión de sus proyectos, de forma que les permita obtener los resultados previstos.
Así, la Guía del PMBOK® respalda esta necesidad de flexibilidad mediante la adopción de una estructura basada en principios y dominios, en lugar de grupos de procesos y Áreas de Conocimiento de las anteriores.
Algunos datos clave de la nueva guía
- Publicada en Julio-21.
- La nueva versión ha supuesto un cambio de estructura importante a la guía. Es decir, no es una mera evolución de la guía anterior, y se ha aligerado el contenido. Es necesario recordar que la Sexta Edición de la guía tiene 756 páginas, y si bien es bastante completa, es un poco árida de leer y de aplicar. La nueva versión tiene 275 páginas.
- La nueva Guía del PMBOK® proporciona un marco para aplicar el estándar de Gestión de Proyectos ISO 21500.
- La nueva edición refleja la gama completa de enfoques para abordar un proyecto, sin preferencia por ninguno de ellos.
- En lugar de centrarse únicamente en los entregables de los proyectos, también da mucha importancia a los resultados/valor que aporta el proyecto.
- Proporciona consideraciones específicas para adaptar el enfoque y los procesos de desarrollo a las características únicas de cada proyecto.
Estructura y Contenido
La Guía está separada en dos bloques “El Estándar para la Gestión de Proyectos” y la “Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos«.
A continuación se describe las principales secciones de la nueva guía.
Sistema para entregar valor
El enfoque es que se consideran los proyectos como sistemas para entregar valor. Es decir, las estrategias, misiones y objetivos de una organización determinan los portfolios de proyectos. En otras palabras, el valor que aporta a la organización un proyecto tiene un peso relevante, sin excluir el resto de aspectos del triángulo de hierro que aseguran el éxito del proyecto (Alcance, Tiempo, Coste),
Principios de Gestión de Proyectos
Define 12 principios generalmente aceptados y utilizados en la gestión de proyectos.
Principio “Una declaración, verdad o regla que guía y orienta nuestros pensamientos y actuaciones”
Los principios orientan las actuaciones, pero no detallan como hacer las cosas, y no son prescriptivos. Para garantizar los resultados esperados de la entrega del proyecto, los miembros del equipo del proyecto deben seguir estos principios:
- Prestar Atención/cuidado: Ser un profesional diligente, respetuoso y cuidadoso.
- Equipo: Construir un entorno colaborativo y de respeto en el equipo.
- Interesados: Involucrar a los interesados para comprender sus intereses y necesidades.
- Valor: Focalizarse en el valor. Alinear el proyecto con los objetivos de la organización.
- Pensamiento holístico: Reconocer y responder a las interacciones entre los sistemas.
- Liderazgo: Motivar, influir, entrenar y aprender.
- Adaptación: Adaptar el enfoque de las entregas en función del contexto.
- Calidad: Incorporar la calidad a los procesos y a los entregables.
- Complejidad: Abordar la complejidad utilizando el conocimiento, la experiencia y el aprendizaje.
- Oportunidades y Riesgos: Optimizar las respuestas ante las oportunidades y riesgos.
- Adaptabilidad y resiliencia: Ser adaptable y resistente en función del contexto.
- Gestión de cambios: Habilitar el cambio para lograr el estado futuro previsto.
La adopción de estos principios no significa que los enfoques basados en procesos (grupos de procesos) de la anterior versión ya no son relevantes o útiles, siguen siendo válidos y suponen una forma de aplicar en la práctica los principios anteriores.
Cuerpo de Conocimiento: Dominios de rendimiento
Son áreas de conocimiento en las que hay que focalizarse para gestionar el proyecto. El objetivo no es solo proporcionar entregables, sino también resultados, independientemente de la frecuencia en que se realice esta entrega (periódicamente, al final del proyecto..)
- Desempeño de los Interesadas: Construir buenas relaciones con los Stakeholders.
- Desempeño del Equipo: Desarrollar equipos de alto rendimiento.
- Desempeño del Enfoque y Ciclo de vida: Desarrollar las fases y enfoques apropiados para el proyecto.
- Desempeño de la Planificación: Realizar una planificación adecuada en cada momento preciso.
- Desempeño del Trabajo del Proyecto: Establecimiento de los procesos, recursos y entorno de aprendizaje.
- Desempeño de la Entrega: Actividades asociadas a la entrega del Alcance y la Calidad comprometida.
- Desempeño de la Medición: Realizar el seguimiento para asegurar que se consiguen los resultados.
- Desempeño de la Incertidumbre: llevar adelante las actividades al riesgo y a la incertidumbre.
Muchos de los dominios coincides con las Áreas de Conocimiento de versiones anteriores de la Guía. La forma en que interactúan y se combinan estos dominios normalmente es diferente en cada proyecto.
Cuerpo de Conocimiento: Tailoring
Una sección entera de la nueva guía, que mejora notablemente lo incluido en las anteriores, es disponer de un marco y de criterios para la adaptación (tailoring) de los enfoques para cada proyecto.
Con los enfoques de gestión de proyectos convencionales en cascada, era difícil abordar los requisitos que cambian rápidamente en los proyectos. Por ello surgieron los métodos y enfoques ágiles de gestión de proyectos, especialmente en la industria de TI y software.
Dependiendo de las características de cada proyecto, la industria concreta, los requisitos de las partes interesadas y la organización, los jefes de proyecto tienen que aplicar diferentes enfoques para gestionar los proyectos. Estos enfoques pueden ser predictivos, ágiles, híbridos o en cascada.
A veces nos dejamos llevar por las modas y parece como que todos los proyectos tienen que utilizar un enfoque ágil. El nuevo estándar de gestión de proyectos es neutral al respecto, no favorece un enfoque sobre otro, pero facilita una orientación de como llevar adelante esa “puesta a medida”.
Ver artículo: Selección del Ciclo de Vida de un Proyecto (Predictivo o Ágil)
Cuerpo de Conocimiento: Modelos, Métodos y Artefactos
La última parte de la guía consiste en una nueva plataforma online que está vinculada con la séptima edición de PMBOK, la plataforma de contenido digital interactivo Standards Plus (https://standardsplus.pmi.org/). Esta plataforma define el «cómo» se pueden realizar las actividades del proyecto, y describe modelos/prácticas, métodos, artefactos y otra información útil actual.
La plataforma Standards Plus va a comenzar con elementos que ya existen actualmente derivados de la sexta edición del PMBOK, e ira incorporando nuevos recursos en la medida en que evolucione la gestión de proyectos. El hecho de ser online va a evitar que la documentación quede obsoleta. La ventaja de este planteamiento es que el cuerpo de conocimientos será mas estable, y los Modelos, Métodos y Artefactos se podrán ir actualizando sin tener que generar nuevas ediciones de la guía.
Conclusiones PMBOK Séptima Edición
- La estructura cambia bastante respecto a ediciones anteriores.
- Pone mas peso en los principios (que modelizan nuestras acciones y comportamiento), que en los procesos (Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, Cierre), lo que no significa que estos últimos no sean útiles.
- Incorpora una orientación importante a la aportación de valor en los proyectos
- Hace hincapié en la adaptación de la gestión de los proyectos a cada entorno (Tailoring)
- Proporciona modelos, métodos y artefactos prácticos que podemos utilizar en nuestros proyectos.
Ante cualquier sugerencia u observación, no dudes en dejarnos tus comentarios.
AUTOR: Fernando García García Mail: fernando.garcia@kamein.com LinkedIn: es.linkedin.com/in/fernandogarciafgg Twitter: @fer_gargar