Creación de una PMO (Oficina de Dirección de Proyectos)

El implantar una Dirección de Proyectos profesional y efectiva en una organización no es una tarea fácil, e implica formación, cambios culturales y recursos.

Lo que está claro, es que la implantación de buenas prácticas PMBoK en la Dirección de proyectos no es responsabilidad única de los Directores de Proyecto. Para que una organización pueda mejorar la gestión de su conjunto de portfolio de proyectos es conveniente disponer de apoyo por parte de la organización.

Una entidad que se ha demostrado útil en ese cometido, y así lo recoge PMBoK, reflejando la experiencia de muchas organizaciones, y mi experiencia personal, es la Oficina de Dirección de Proyectos (PMO).

Si bien parece que hay cierto consenso en relación con su utilidad, y sus beneficios, también hay cierta polémica, puesto que se han dado casos de experiencias fallidas, con alto impacto negativo en las organizaciones.

¿Cuál es la Misión de una PMO?

Por comenzar desde el principio, la PMO es una estructura organizativa cuyo objetivo principal es apoyar en el “éxito” en los proyectos. Esto incluye, mantener la coherencia de los proyectos con los objetivos del negocio, y suministrar el apoyo necesario a directores y equipos de Proyecto para su gestión.

Funciones que realiza

Si bien depende de las necesidades y prioridades de cada organización, la PMO puede realizar las siguientes funciones:

• Administrar el portfolio de proyectos (el conjunto de proyectos actuales y futuros que aborda la organización). Establecer prioridades,
• Promover una gestión de proyectos profesional,
• Coordinar/comunicación entre los diferentes proyectos, e informar a la Dirección sobre su situación,
• Gestionar los recursos compartidos por diferentes proyectos.
• Gestiona el riesgo global del conjunto de proyectos.
• Desarrollo e implantación de los activos de los procesos de la organización (políticas, procedimientos, plantillas, normas, herramientas, etc.) a utilizar en los proyectos.
• Apoyo a los Proyectos:
  • Suministrando formación, activos, lecciones aprendidas, asesoría, etc.
  • Planes de capacitación a los equipos de proyecto en buenas prácticas de Dirección de Proyectos.
  • Apoyo a la implantación de buenas prácticas y a la Gestión del Cambio.
• Registro de datos, riesgos y lecciones aprendidas, y su puesta a disposición para los proyectos.
• Registro y almacenamiento de los resultados de los proyectos que pueden ser útiles (mantenimiento) y reutilizados (diseños, prototipos, documentación, etc.)
• Control de Proyectos: Seguimiento y control de los estándares aplicados, conformidades, exigencias de cumplimiento. Auditorías a los proyectos.
• Dirección de proyectos: En algunos casos, pueden asumir las funciones del propio Director de Proyecto.

Beneficios que aporta. Utilidad

• Asegura la alineación del portfolio de proyectos con la estrategia de la organización.
• Proporciona visibilidad sobre la situación de los proyectos. Una visión integral sobre el portfolio de proyectos (en curso y previstos).
• Optimizar los recursos y activos de la organización.
• Apoya al éxito de los proyectos.

Personalización/Recursos

Para poder realizar su trabajo, y evitar frustraciones, la PMO necesita soporte y recursos.

• En primer lugar, el compromiso por parte de la Dirección (que la valore y apoye en su cometido en situaciones de conflicto)
• Puesto que es una estructura organizativa, debe de estar dimensionada y dotada de recursos según sus necesidades (desde una persona a tiempo parcial, hasta un equipo).
• Que dispongan de la preparación necesaria (PMP o similar).
• En algunos casos, el departamento de Calidad o de Organización puede asumir sus funciones.

Características y Objetivos:

Puesto que cada empresa se encuentra en diferente nivel de madurez en Dirección de proyectos, los objetivos de la PMO van a ser diferentes. Lo que interesa es que los objetivos queden claros y que sean medibles, de forma que se pueda evidenciar de forma objetiva su contribución a la organización.

Por ejemplo, tener claro cuáles son sus grupos de interés (la Dirección, Departamento Comercial, Departamento de Informática, Unidad de Gestión de la I+D+I, equipos de proyecto, etc.), medir su percepción, e incorporar la mejoras derivadas de sus expectativas.

Si su objetivo es introducir buenas prácticas basadas en el PMBOK e impulsar los cambios en la forma en que se gestionan los proyectos, se deberá medir y registrar:

• Cualificación del personal:
  • Certificados (PMI, PRINCE)
  • Planes de capacitación
  • Formación impartida
• Activos de la organización generados:
  • Plantillas
  • Herramientas
  • Procedimientos
• En qué % de proyectos se ha logrado implantar buenas prácticas:
  • Acta de Inicio corporativa,
  • Plan de Proyecto estándar,
  • Uso de herramientas informáticas corporativas para el seguimiento y control,
  • Registro de gastos y de avance,
  • Medición del Valor Ganado
  • Gestión de riesgos,
  • Cierre ordenado, Etc.

Situación actual

Para conocer el grado de implantación de las PMO en diferentes organizaciones, podemos utilizar el estudio a nivel mundial que realiza anualmente el PMI (Project Management Institute): Pulse of the Profession.

Según el estudio de 2017, el número de Organizaciones que han implantado PMO ha crecido de forma importante en los últimos años. Del orden de 70% de las organizaciones la tiene implantada.

El estudio muestra una relación entre la implantación de las PMOs y la mejora del porcentaje de proyectos que alcanzan sus objetivos.

Por otra parte, en el estudio que ha realizado Innobasque sobre la Madurez en Dirección de proyectos en Euskadi 2016, solamente el 45% de las organizaciones vascas analizadas disponían de una PMO consolidada (funcionando mas de 1 año).

Sorprende el hecho de que si bien consideran que la PMO cobrará importancia a medio plazo (algo mas de 3,5 sobre 5), no la valoran entre las más importantes a abordar.

Por supuesto que la implantación de una PMO no es trivial,  depende de la situación de cada organización e implica su propia hoja de ruta, pero eso da para otro artículo.